Per gestire al meglio un progetto bisogna capire come strutturarlo in fasi
affrontando, in ciascuna di queste, i punti critici: dal contesto da cui si origina
agli obiettivi, dalla pianificazione dei risultati da raggiungere fino alla verifica di
completamento e chiusura.
Lo schema base delle fasi da seguire è il seguente:
– Inizializzazione del progetto
– Pianificazione
– Esecuzione
– Monitoraggio e controllo
– Chiusura del progetto
- Inizializzazione
La fase più delicata in cui il progetto deve partire sulla spinta di un bisogno da soddisfare e con il supporto di un team da organizzare e condurre al meglio. E’ necessario portare alla luce qualunque informazione utile a definire lo scopo, costi e risorse del progetto.
Al termine di questa fase bisogna poter rispondere alle seguenti domande:
– Definisci il COSA: quali sono il contesto, la visione e gli obiettivi di progetto?
– Identifica il PERCHE’: quale scopo intendiamo perseguire e quali sono i risultati da ottenere?
– Analizza il COME: quali sono le possibili soluzioni? Conduci un’analisi di fattibilità.
– Determina i VINCOLI di costo e simula il caso di business: quali sono i costi e i benefici della soluzione?
– Identifica CHI sono i soggetti coinvolti (non solo il cliente): chi sono le persone su cui incide il progetto e la sua soluzione, cosa pensano della questione e quali sono i loro bisogni?
- Pianificazione
Dopo l’approvazione del documento iniziale è possibile iniziare la progettazione. Questa è probabilmente la fase più critica.
La pianificazione consente di definire tutto il lavoro da fare e crea la tabella di marcia cui attenerti per il resto del progetto.
Per pianificare correttamente un progetto senza dimenticare nulla, è possibile seguire la seguente scaletta:
– Crea un Piano di Esecuzione
– Crea un Piano Finanziario
– Crea un Piano delle Risorse
– Crea un Piano dei Rischi
– Crea un Piano di Comunicazione
– Crea un Piano di Approvvigionamento
– Crea il documento Project Statement of Work (SoW) che comprende obiettivi e parametri di approvazione del progetto
- Esecuzione
Le prime attività che si compiono per l’esecuzione di un progetto sono:
– convocare ciascun membro del team facendo dei briefing in cui si esaminano le regole fondamentali cui attenersi, gli strumenti di collaborazione e il loro uso;
– poi presentare i membri della squadra tra loro;
– rendere disponibili al team tutte le risorse necessarie, secondo il piano;
– dare l’avvio alle attività di ciascun membro del team secondo le tempistiche definite nel piano.
- Monitoraggio e controllo
Per realizzare quest’attività nel modo migliore è necessario impostare i canali da cui reperire i dati di monitoraggio, come e con quale cadenza e come fare il confronto con il piano definito.
Le tipologie di attività legate a questa fase sono:
– Gestione dei costi e tempi, verificando i time-sheets, le timeline, registrazioni di spesa e i tempi effettivi;
– Gestione della qualità, revisionando le consegne ed i criteri di approvazione;
– Gestione dei rischi, che comprende monitoraggio, controllo e gestione dei rischi al fine di ridurre la possibilità che emergano problematiche;
– Gestione dell’accettazione, impostando i controlli e conducendo le verifiche di accettazione e di usabilità da parte degli utenti secondo le necessità del cliente;
– Gestione dei cambiamenti, veicolando il superamento di fasi di riassestamento del progetto in base alle necessità ed ai cambiamenti sorti in corso d’opera.
- Chiusura del progetto
Il project manager deve gestire il progetto anche nella fase in cui viene chiuso.
Se si tratta di un progetto concluso con successo, il successo va condiviso e tutti devono potersi riconoscere, per la propria parte, in esso. Potrò sembrare superfluo, ma questa fase è importantissima per fare team e crescere come project manager.
In sintesi, in fase di chiusura progetto, il project manager svolge:
– Analisi delle performance, evidenziando l’accuratezza delle stime iniziali oltre che dei costi ed i benefici ottenuti, come si sono affrontati i cambiamenti e come sia cambiato il piano in corso d’opera
– Analisi del team, evidenziando come i membri hanno affrontato le sfide, i successi e gli insuccessi, la loro capacità collaborativa e di comunicazione
– redazione dei documenti di consegna con la chiusura dei documenti relativi anche agli accordi con terze parti e fornitori
– redazione della revisione finale con esperienza acquisita e suggerimenti per migliorare.
